Schůzky v MS Teams mohou být členěny podle několika kritérií.
Je důležité si vždy uvědomit, o jaký typ schůzky se jedná, protože chování MS Teams je může pro jednotlivé typy mírně odlišovat.
Podle způsobu vytvoření lze schůzky rozdělit na:
- Ad-hoc schůzky (neplánované schůzky, vyvolané v čase potřeby)
- Plánované schůzky (schůzky plánované předem, na určitý čas)
Plánované schůzky lze rozdělit na schůzky
- Kalendářové (pozvánka na schůzku vytvářená jako klasická schůzka v kalendáři, typicky s vyjmenovaným okruhem adresátů)
- Týmové (pozvánka na schůzky je vkládána do komunikačního kanálu týmu, adresáty jsou pak všichni členové týmu)
Tento návod popisuje způsoby, jakými se lze spojit prostřednictvím MS Teams. Jak v rámci již navázaného spojení komunikovat, je blíže popsáno v návodu Základy ovládání on-line schůzek.
Hovor
Hovor s další osobou není schůzkou v pravém slova smyslu a v některých případech se může odlišovat svým chováním.
Například:
- Hovor začíná až ve chvíli, kdy druhý účastník hovor přijme
- Hovor 1:1 se končí ve chvíli, kdy jeden z účastníků hovor ukončí
- Nejsou zde omezována práva, nerozlišuje se organizátor, prezentující a účastníci
- Nevytváří se sestava docházky
- Apod.
Jeho svolání je možné provést několika způsoby, nejpřímočařejší je prostřednictvím pole Hledat v horní liště aplikace, do kterého stačí napsat toho, s kým má být hovor spojen. V průběhu psaní našeptávač nabízí odpovídající výsledky, které lze případně kliknutím vybrat.
Po kliknutí se otevře chat s vybraným uživatelem, ze kterého lze kromě textové komunikace rovněž svolat instantní hovor. K tomu slouží dvě ikony v pravém horním rohu – telefon vytvoří pouze hlasový hovor, kamera pak hovor se sdílením videa z webkamery (obojí lze v průběhu hovoru změnit).
Volanému se zobrazí vyskakovací okno s možností hovor přijmout či odmítnout. Teprve jeho přijetím hovor začíná.
V průběhu hovoru je možné přizvat i další osoby. K tomu slouží ikona v pravém horním rohu, která zobrazí vyhledávací pole. Při zadávání jména další osoby se nabízí našeptávač, ze kterého lze kliknutím vybírat.
Po výběru se zobrazí tlačítko Přidat, kterým lze dotyčné osobě zavolat. Rovněž je možné přidávat i další osoby.
Kalendářová schůzka
Kalendářová schůzka je plánovaným typem schůzky. Její pomocí lze naplánovat setkání na určitý čas a pozvat k němu jmenovitě účastníky.
Klíčem k připojení se k plánovaným schůzkám je odkaz pro připojení. Lze si jej představit jako „virtuální místnost“, ve které se schůzka odehrává. Tento odkaz vzniká ve chvíli naplánování schůzky v kalendáři organizátora.
Pro účast na již naplánované schůzce není nutné být členem týmu nebo univerzity. Není ani nutné disponovat žádnými přihlašovacími údaji.
Přestože je schůzka typicky plánovaná na určitý čas, odkaz je možné využít kdykoli předtím i potom.
Schůzku lze naplánovat v aplikaci MS Teams v části Kalendář. Lze k tomu použít tlačítko Nová schůzka v pravém horním rohu, nebo kliknutím do kalendáře na místo, které odpovídá požadovanému dnu a času.
Zobrazí se formulář, ve kterém je zapotřebí uvést alespoň:
- Název schůzky
- Účastníky
- Upřesnění času
Po kliknutí na tlačítko Poslat dojde automaticky k vygenerování odkazu pro připojení se a pozvánka na schůzku se odešle do e-mailu všem pozvaným osobám.
Pokud by nebyly uvedeny žádné osoby, založila by se prostá událost, ke které by nebylo možné se připojit.
Pokud je zapotřebí ke schůzce pozvat větší množství osob, případně pozvat osoby, které nemají přihlašovací údaje k MS službám, je někdy pohodlnější pozvánku vytvořit v kalendáři v Outlooku. Toho lze docílit různými způsoby, nejjednodušším může být kliknutí na tlačítko Nová schůzka Teams v ribbonu kalendáře.
V tomto případě se odkaz na schůzku vygeneruje ještě před odesláním. Práce s pozvánku je pak stejná, jako s pozvánkou na jakoukoli jinou schůzku.
Pozvané osoby k připojení potřebují znát vygenerovaný odkaz. Není podmínkou, aby jim byl zaslán formou e-mailové pozvánky. Je dostatečné jej například vykopírovat a vložit na místo, kde bude k dispozici (např. STAG, veřejné webové stránky, apod.)
Týmová schůzka – plánovaná
Pokud je vytvořen tým (skupina lidí), je možné schůzky plánovat nikoli jmenovitě pro jednotlivé osoby, ale pro celý tým. Výhodou je, že pozvánky jsou dostupné všem členům týmu (i budoucím) bez nutnosti jednotlivé členy vyjmenovávat. Tyto pozvánky jsou shromážděné na jednom místě a účastníci je tak nemusí hledat napříč svými kalendáři, pokud mají zájem např. o záznam z těchto schůzek, historii textové komunikace v rámci schůzky, apod.
Vytvoření týmu je popsáno v návodu Vytváření a základní správa týmů.
Týmovou schůzku lze vytvořit v kanálu týmu rozbalením tlačítka Sejít se a zvolením volby Naplánovat schůzku.
V dialogu pro schůzku, který se zobrazí, stačí doplnit název schůzky a upravit čas konání. Adresáty není nutné vyplňovat, protože se automaticky doplnil název týmu a jeho kanálu.
V soukromých kanálech nelze plánovat schůzky.
Alternativně lze týmové schůzky plánovat v kalendáři v aplikaci MS Teams (ale ne už v Outlooku), jako bylo popsáno v předchozí kapitole. Rozdíl spočívá v tom, že místo jmen pozvaných je zapotřebí vybrat tým a kanál, ve kterém má schůzka proběhnout.
Po vytvoření pozvánky na týmovou schůzku se pozvánka objeví v kanálu týmu, je možné se přes ní připojit, textově komunikovat, apod.
Týmová schůzka ad-hoc
Pomocí tlačítka Sejít se v kanálu týmu je možné vytvořit okamžitou schůzku bez nutnosti jí plánovat.
Někteří vyučující tímto způsobem přednáší, přičemž datum a čas schůzky je dán rozvrhovými událostmi ve STAG. Upomínání na konání schůzky si pak přednášející i studenti musí vyřešit jinými prostředky, než prostřednictvím kalendáře.
Po kliknutí na tlačítko Sejít se se zobrazí dialog pro vstup do schůzky. Zde je uveden výchozí název schůzky (např. Schůzka v kanálu „General“), který je ale vhodné změnit. Usnadní se tím pozdější orientace v již proběhlých schůzkách, v pořízených záznamech, které název schůzky přebírají, apod.
Ad-hoc netýmová schůzka
Schůzku bez plánování lze vytvořit i mimo tým. K tomu slouží tlačítko Okamžitá schůzka v kalendáři v aplikaci MS Teams.
Zobrazí se kontextová nabídka, kde je vhodné změnit výchozí název schůzky (který je např. Schůzka s organizátorem Safra Jiri), čímž se usnadní pozdější orientace v již proběhlých schůzkách, v pořízených záznamech, které název schůzky přebírají, apod. Poté je možné schůzku zahájit kliknutím na tlačítko Zahájit schůzku.
Protože k okamžité schůzce nemá přiřazeny žádné účastníky, je organizátor schůzky na začátku vyzván, aby doplnil účastníky. K tomu má tři možnosti
- Kopírovat odkaz na schůzku – odkaz na schůzku se nakopírován do schránky a uživatel jej může dále distribuovat podle svého uvážení.
- Sdílet prostřednictvím e-mailu – otevře se okno Outlooku s novým e-mailem a odkaz na již probíhající schůzky je vložen do jeho těla.
- Přidat účastníky
Volba Přidat účastníky otevře panel účastníků a uživatel zde může vyplnit požadované osoby. Po výběru z našeptávače se u pozvané osoby zobrazí okno s vyzváněním.
