Webináře představují událost, která je řízenější, než běžná on-line schůzka. Jeden (nebo několik málo) prezentujících předává informace většímu počtu účastníků, účastníci většinou nemají příliš možností do prezentace zasahovat. Toho lze vhodným nastavením docílit i v rámci běžných on-line schůzek, ovšem možnosti webinářů jsou daleko širší. Tou nejzásadnější funkcionalitou je možnost vytvořit registrační formulář, na základě kterého přihlášený obdrží informace k přihlášení.
Příprava webináře
Nový webinář je možné založit v aplikaci MS Teams v sekci Kalendář pomocí dalších voleb pod tlačítkem Nová schůzka. V zobrazeném kontextovém menu je zapotřebí vybrat možnosti Webinář.
Zobrazí se dialog, který je prakticky identický s dialogem pro plánování on-line schůzek (reálně se vytváří klasická on-line schůzka, která je navíc doplněná o některé dále popsané atributy).
Je zde zapotřebí vyplnit název, adresy přednášejících (ale nikoli posluchačů, jejich počet ani totožnost zatím nejsou známy) a čas, který se přednášejícím propíše do kalendářů.
Dále je možné nastavit, kdo všechno se může na webinář registrovat. Je-li vybraná volba Vyžadovaná registrace: Pro všechny, může se přihlásit kdokoli, bez nutnosti ověřování přihlašovacích údajů. V případě, že by byl webinář určen pouze pro zaměstnance a studenty Univerzity Pardubice, je možné změnit nastavení na Pro osoby ve vaší organizaci. Pro registraci by v takovém případě bylo nutné se nejprve autentizovat pomocí univerzitních přihlašovacích údajů.
Po případné úpravě registračního formuláře (viz následující kapitola) je zapotřebí událost odeslat.
Příprava registračního formuláře
Událost vytvořená v předchozí části slouží pro přednášející – v kalendářích se jim zarezervují časy, uloží se jim odkaz na schůzku apod., tedy jde o stejný proces, jako klasická on-line schůzka-
Webináře však umožňují vytvořit k události registrační formulář, prostřednictvím kterého se mohou zájemci o webinář hlásit. K tomu slouží odkaz Zobrazit registrační formulář v záhlaví události.
Zde je zapotřebí opět zadat název a čas (případně popis) webináře. Nepřenáší se informace zadané v rámci schůzky. Důvodem je, že zatímco schůzka je určena pro přednášející, registrační formulář je určen pro účastníky a poskytované informace se mohou lišit.
Častým případem je např. potřeba zadat pro přednášející dřívější čas začátku akce, aby se připojili, odzkoušeli nastavení apod. Účastníkům stačí připojit se později.
Pro větší atraktivitu je možné registrační formulář obohatit o grafické záhlaví – kliknutím na Odeslat obrázek. (Následně je možné nahrát obrázek z počítače a vybrat jeho část pro zobrazení.)
Pro potenciální účastníky může být zajímavá informace o přednášejících. Krátké medailonky je možné přidat pomocí odkazu Přidat mluvčího.
O mluvčím je možné uvést jeho jméno a krátké představení. Mluvčích je možné přidat postupně více.
V pravé části dialogu je možné vyplnit požadované informace. Vždy jsou povinná pole jméno, příjmení a e-mail. Další atributy je možné přidat prostřednictvím odkazu Přidat pole.
Kliknutím na odkaz Přidat pole se zobrazí kontextová nabídka, která obsahuje některé často používané atributy, jako jsou např. adresní informace nebo informace o zaměstnání registrující se osoby. Kliknutí se zvolený atribut vloží do připravovaného formuláře.
Ve výchozím stavu je vyplnění přidaného pole nepovinné, to lze změnit zaškrtnutím políčka Povinné nad atributem.
Pokud předdefinovaná pole nepokrývají aktuální potřeby, je možné využít volby Vlastní otázka, která nabízí další dvě možnosti:
- Vstup
- Volba
Volba umožní registrující osobě zvolit pouze některou předdefinovaných možností.
Je zapotřebí zadat otázku a možné odpovědi. Ve výchozím stavu se nabízí jedna odpověď, ale pomocí tlačítka Přidat možnosti je možné doplnit další.
Možnost Vlastní otázka → Vstup vloží do registračního formuláře textové pole, do kterého může registrující se osoba vyplnit jakýkoli text.
Opět je zapotřebí vyplnit znění otázky.
Důležité: Je třeba pamatovat na skutečnost, že údaje zadané v registračním formuláři mají povahu osobních údajů. S ohledem na to je vhodné zejména do popisu webináře doplnit informaci o zpracování osobních údajů a aplikovat zásady minimalizace osobních údajů.
Na závěr je nezbytné upravený registrační formulář uložit.
Po uložení se zobrazí náhled formuláře a okno je možné křížkem uzavřít.
Registrační formulář bude sloužit zájemcům o webinář, aby registrací mohli projevit svůj zájem. Aby se mohli zaregistrovat, musí získat k formuláři přístup. Tento přístup získají prostřednictvím odkazu, který organizátor webináře získá kliknutím na odkaz Kopírovat registrační odkaz (např. ještě v okně pro editaci formuláře).
Tento odkaz pak musí distribuovat případným zájemcům o webinář, např. na intranetu, veřejných webových stránkách, prostřednictvím sociálních sítí, e-mailem atd.
Odkaz na registrační formulář je jiným odkazem, než je odkaz na schůzku. Je důležité distribuovat správný odkaz. Odkaz na schůzku přijde zájemcům automaticky poté, co se zaregistrují na webinář, na uvedenou e-mailovou adresu.
Stažení seznamu registrovaných osob
Přehled registrovaných osob je možné si kdykoli stáhnout. V aplikaci MS Teams je v části Kalendář zapotřebí rozkliknout příslušnou událost. Pod informacemi o schůzce se nachází dlaždice pro stažení Registrace.
Soubor ve formátu CSV se po kliknutí na tuto dlaždici stáhne do adresáře Stažené soubory. Lze jej otevřít např. Excelu.
Sledování účasti
Webinář je reálně běžnou on-line schůzkou. Pro stažení seznamu účastníků lze použít např. postup Stažení seznamu účastníků schůzky.
Rovněž je možné použít záložku Docházka v detailu schůzky (po rozkliknutí v kalendáři), která však zatím možnost exportu.
