Rozlišují se dva typy seznamu účastníků:
- Prezenční listina („List“)
- Sestava docházky („Report“)
Oba typy seznamu účastníku může stáhnout pouze organizátor schůzky.
Základní rozdíl spočívá v tom, že prezenční listinu si organizátor může vygenerovat v průběhu schůzky a vždy se zahrnuje informace od jeho posledního přihlášení. Je tedy je zapotřebí jí stáhnout ještě před tím, než schůzku opustí. Zpětně si prezenční listinu aktuálně vygenerovat nemůže.
Naopak sestava docházky je k dispozici až po skončení schůzky (s určitou prodlevou, není k dispozici ihned).
Existují určitá omezení funkcionality, která jsou uvedena buď průběžně v textu, nebo v samostatné kapitole na konci návodu.
Stažení prezenční listiny
Prezenční listinu je možné stáhnout ze seznamu účastníků v rámci schůzky.
Ve složce se staženými soubory vytvoří soubor meetingAttendaceList.csv, který se pak dá otevřít třeba v Excelu.
Jedná o zápis „příchodů a odchodů“ jednotlivých účastníků od chvíle, kdy se organizátor přihlásil. (Někteří účastníci zde mohou být uvedeni i víckrát, pokud se v průběhu přítomnosti organizátora několikrát odpojili/připojili.)
Stažení sestavy docházky
Sestavu docházky je k dispozici s určitým časovým odstupné. Je možné jí stáhnout ze dvou míst:
- Z chatu schůzky
- Z pozvánky na schůzku
Stažení sestavy docházky z chatu
Chat schůzky je možné nalézt na záložce Chat, pokud se jedná o schůzku plánovanou mimo tým.
V případě týmových schůzek se chat nachází „na zdi“ příslušného kanálu daného týmu.
Někdy nemusí být dlaždice pro stažení viditelná na první pohled, ale může být součástí „sbalené“ konverzace, kterou je nejprve zapotřebí rozbalit.
V případě opakovaných kanálových schůzek se v historii chatu nachází více dlaždic pro stažení sestavy (zde je téměř vždy nutné konverzaci rozbalit). Požadovaná sestava ta může být umístěna např. uprostřed konverzace, ne nutně na konci. Je to podobné, jako u záznamů schůzek.
Stažení sestavy docházky z pozvánky
Sestavu docházky je možné rovněž stáhnout z pozvánky. Do pozvánky je možné vstoupit např. prostřednictvím kalendáře po kliknutí pravým tlačítkem na událost a výběrem možnosti Upravit.
V případě opakovaných událostí je zapotřebí zvolit možnost Upravit → Výskyt.
Dlaždice pro stažení je k dispozici na záložce Podrobnosti. Informace o schůzce jako takové (datum a čas konání, pozvané osoby, …), které jsou vyplňované při její tvorbě, mohou být skryté, je však možné je rozbalit pomocí odkazu Zobrazit informace o schůzce.
Struktura sestavy docházky
Stažená sestav docházky se opět ukládá do složky stažených souborů, název souboru je meetingAttendanceReport(XXX).csv, kde XXX je název schůzky.
Oproti prezenční listině, která představovala záznam příchodů a odchodů, obsahuje sestava docházky souhrnnou informaci o jednotlivých osobách. Pokud se jedna osoba v průběhu schůzky několikrát připojí a odpojí, bude v sestavě uvedena jen jednou, s časem prvního připojení a čase posledního odpojení.
Poznámka: Doba trvání je počítána jako rozdíl mezi časem prvního připojení a posledního odpojení, nemusí tak vyjadřovat čistý čas přítomnosti, jako je tomu u prezenční listiny.
Známá omezení
Některé typy schůzek (typicky schůzky v kanálu týmu) je možné stáhnout pouze z chatu u dané schůzky, nikoli z detailu pozvánky.
Zatím nejsou k dispozici sestavy docházky pro funkcionalitu breakout rooms (ale údajně jsou v přípravě).
Pokud probíhá schůzka kanálu a někdo zahájí druhou schůzku v rámci stejné konverzace v kanálu, bude sestava docházky dostupná jenom pro druhou schůzku.
Osoby, které čekaly v předsálí, ale kterým nebyl povolen vstup do schůzky, nejsou v sestavě docházky zahrnuty.