Pořizování nahrávek
Záznam ze schůzky se nezaznamenává automaticky, ale teprve poté, co někdo zapne nahrávání.
Při pořizování záznamu schůzek v MS Teams platí, že pro jednu schůzku vzniká v jeden čas právě jeden záznam. Přestože za určitých okolností má právo zapnout pořizování záznamu více osob, pak ve chvíli, kdy jedna z nich spustí nahrávání, jiná osoba již další záznam spustit nemůže. Může však nahrávání vypnout a to bez ohledu na to, kdo jej zapnul.
Nahrávka obsahuje videa účastníků a většinu sdíleného obsahu. Neobsahuje však např. sdílenou tabuli (Whiteboard), chat (existuje samostatně) nebo seznam účastníků (je možné stáhnout dodatečně).
Pro možnost zapnout/vypnout pořizování záznamu je podstatná role, jakou osoba v dané schůzce zastává.
Bližší popis rolí je uveden v návodu Jak v MS Teams řídit oprávnění účastníků schůzky.
Platí, že záznam může vždy zapnout/vypnout Organizátor schůzky a dále pak každý, kdo má roli Prezentující. Všechny připojené osoby jsou na zapnuté nahrávání upozorněni.
Rovněž se v chatu schůzky zobrazí informace o probíhajícím záznamu.
Ten, kdo pořizování nahrávky spustil, se stává jejím vlastníkem (spolu s organizátorem schůzky, pokud se jedná o odlišnou osobu). V případě schůzek více oprávněných osob je tedy vždy vhodné si na začátku stanovit pravidla pro zapínání záznamu.
Až na specifické situace lze doporučit, aby tím, kdo pořizování záznamu spustí, byl organizátor schůzky.
Umístění nahrávek
Přestože v chatu schůzky je uveden odkaz pro její přehrání v okně MS Teams, fakticky se nahrávka nachází jinde. Místo, do kterého se záznamy ukládají, se liší v závislosti na typu schůzky.
Záznamy týmových schůzek se ukládá na Sharepoint příslušného týmu (resp. příslušného kanálu) do adresáře Dokumenty/Recordings/Jenom prohlížení.
Záznamy ostatních schůzek (svolaných prostřednictvím kalendáře nebo ad-hoc schůzek) jsou ukládány na OneDrive (adresář Nahrávky) osoby, která záznam spustila.
Oproti dřívějšímu nastavení, kdy se nahrávka ukládala automaticky do služby MS Stream, se sjednotilo nakládání s nahrávkami a všemi ostatními typy souborů (např. z hlediska sdílení, započítávání do diskových kvót nebo třeba mazání v případě zrušení týmu).
Záznam se přehrává v okně prohlížeče, které se otevře po kliknutí na dlaždici nahrávky v chatu schůzky.
Pokud by po pořízení nahrávky došlo k přejmenování souboru, nebude kliknutí na dlaždici nahrávky v chatu schůzky funkční. Takový soubor pak bude muset uživatel dohledat buď na Sharepointu týmu nebo mezi sdílenými soubory na OneDrive.
Oprávnění k nahrávkám
Zpřístupnění záznamu se řídí tím, o jakou schůzku se jednalo.
V případě týmových schůzek (schůzek v kanálu týmu) je záznam automaticky k dispozici všem členům týmu, bez ohledu na to, zda byli na schůzce přítomni nebo ne. Vlastníci týmu mohou záznam upravovat či smazat, dále záznam sdílet, měnit oprávnění nebo jej stáhnout. Všichni ostatní členové týmu mají možnost záznam pouze prohlížet.
V případě ostatních typů schůzek (plánovaných nebo ad-hoc schůzek) mají záznam k přehrání automaticky k dispozici všichni, kdo se schůzky zúčastnili, nemohou jej však měnit ani stahovat.
Možnost měnit či stahovat záznam nebo nastavovat jeho další oprávnění má organizátor schůzky a osoba, která záznam spustila.
Pokud je záznam pořizován v rámci týmové schůzky, ovlivňuje typ týmu jeho dostupnost - záznamy ze schůzek veřejných týmů jsou rovněž veřejné.
Sdílení nahrávky
Záznam je možné sdílet i s dalšími osobami, které se schůzky neúčastnily. Toto sdílení je možné provést stejným způsobem, jakým jsou sdíleny všechny ostatní typy souborů uložené na Sharepoint nebo OneDrive.
Za tím účelem je nutné složku se soubory zobrazit v prohlížeči ve službě Sharepoint nebo OneDrive. To lze buď dohledáním v těchto službách, nebo s využitím prokliku z MS Teams.
V případě OneDrive k tomu slouží tlačítko Otevřít v aplikci OneDrive.
V případě souborů na Sharepoint pak lze využít tlačítko Otevřít v aplikaci SharePoint.
Po najetí myší nad název souboru se zobrazí malá ikonka pro sdílení, na kterou je zapotřebí kliknout.
Zobrazí se standardní dialog pro sdílení, ve kterém stačí vyplnit adresáta (lze jich vyjmenovat i více), případně doplnit průvodní zprávu a potvrdit tlačítkem pro odeslání.
Úroveň oprávnění, která mají být adresátům udělena, popisuje část dialogu nad seznamem adresátů. Důležitá je ikona ve tvaru kruhu s mínusem, která vyjadřuje skutečnost, že adresáti nebudou mít povoleno nahrávku stáhnout.
Kliknutím na zvýrazněnou oblast je možné přejít do nastavení, kde lze provést změnu. Stačí vypnout volbu Blokovat stahování a potvrdit tlačítkem Použít. Tím adresáti získají možnost nahrávku stáhnout.
Stažení nahrávky
Stáhnout nahrávku může ve výchozím stavu pouze vlastník týmu (v případě záznamů z týmové schůzky) nebo organizátor schůzky, případně osoba, která nahrávání zahájila (v případě ostatních schůzek).
To lze provést i přímo v okně MS Teams.
Smazání nahrávky
Smazat nahrávku může ve výchozím stavu pouze vlastník týmu (v případě záznamů z týmové schůzky) nebo organizátor schůzky, případně osoba, která nahrávání zahájila (v případě ostatních schůzek).
To lze provést i přímo v okně MS Teams.
Odstraněná nahrávka je po určitou dobu uložená v koši. Omylem odstraněný záznam je po tuto dobu možné obnovit. Nejedná se však o uživatelskou funkci, je zapotřebí kontaktovat administrátory O365.