Formuláře v MS Forms se – až na výjimky – vytvářejí ve webovém prohlížeči po přihlášení do Office 365 (např. přímo na adresu https://forms.office.com).
Upozornění: MS Teams obsahují rovněž integrovanou formu MS Forms, která slouží pro pokládání anketních otázek v průběh on-line schůzek. Tímto způsobem však nelze ovlivnit, kdo bude mít možnost odpovídat; obecně by mohl odpovídat kdokoli, kdo bude přítomen na on-line schůzce, tedy i veřejnost nebo dokonce obhajující. Pro hlasování tak využití anketních otázek není vhodné.
Tento návod dále popisuje variantu s vytvořením formulářů pro hlasování přímo v aplikaci MS Forms a cílenou distribucí odkazů pro hlasování.
Založení formuláře
Před samotným hlasováním je zapotřebí nejprve založit Nový formulář (pozor, výchozí hodnotou je Nový kvíz).
Tím dojde k založení prázdného formuláře, který nemá žádný název (resp. jeho výchozím názvem je „Formulář bez názvu“). Je vhodné tento výchozí změnit, což lze provést kliknutím na příslušný text.
Tím se hlavička formuláře přepne do režimu editace, ve kterém je možné nastavit název, případně popis.
Popis je nepovinnou položkou, která však může za určitých okolností ulehčit orientaci respondentů při hlasování.
Popis se nepropisuje do tisku závěrečného souhrnu (viz dále). Podstatné údaje, jako je např. jméno obhajujícího, je tak zapotřebí vložit nejspíše do názvu formuláře.
Přestože mohou existovat formuláře se stejným názvem, je z praktického hlediska vhodné název volit tak, aby byl jedinečný. To usnadní práci organizátorovi hlasování v případech, kdy realizuje více podobných hlasování (např. více obhajob některý den). Protože v seznamu všech formulářů se zobrazuje pouze název, je vhodné si vytvořit určitý systém v tom, jak jsou formuláře pojmenovávány, aby je pak organizátor rychle nalezl.
Po pojmenování formuláře je zapotřebí založit alespoň jednu otázku, na kterou budou respondenti odpovídat. To se provede kliknutím na tlačítko Přidat nový.
Tím dojde k zobrazení nabídky různých typů otázek. V kontextu hlasování či přijímání usnesení dává největší smysl první možnost nazvaná Volba.
Zobrazí se prázdný formulář k editaci, ve kterém je zapotřebí vyplnit text otázky a možnosti. Ve výchozím stavu jsou předpřipraveny dvě možnosti pro výběr, ale v případě potřeby je možné přidat i další.
Rovněž je vhodné zapnout možnosti Povinné, aby nešlo formulář odeslat bez toho, že by respondent vyznačil odpověď.
V MS Forms není žádné tlačítko pro uložení, všechny změny se ukládají automaticky poté, co jsou provedeny.
Právo hlasovat
Po vytvoření formuláře může být zapotřebí změnit některá nastavení. To se provede kliknutím na ikonu s třemi tečkami v pravém horním rohu.
Tím se zobrazí u pravé strany obrazovky panel Nastavení. První volbou je určení, komu bude formulář zpřístupněn. Je zde několik možností. Druhá a třetí možnost mají význam v případě, že je formulář určen k vyplnění ze strany zaměstnanců nebo studentů Univerzity Pardubice (přesněji: osob, které mají univerzitní přihlašovací údaje). První možnost umožní hlasování komukoli, kdo se k formuláři jakýmkoli způsobem dostane (viz dále).
Častým požadavkem bývá anonymita tohoto hlasování – aby nebylo zřejmé, kdo jak hlasoval. Toho lze u druhé a třetí možnosti dosáhnout vypnutím položky Zaznamenat jméno.
V případě první možnosti (Odpovědět může kdokoli) je hlasování anonymní automaticky, protože hlasování je dostupné i bez zadání přihlašovacích údajů.
V případě, že je hlasování umožněno pouze osobám z Univerzity Pardubice (druhá a třetí možnost), lze kromě anonymity nastavit rovněž i to, že každá osoba může hlasovat pouze jednou.
V případě první možnosti (hlasovat může kdokoli) toto omezení není možné nastavit (technicky nelze zrealizovat). Je proto zapotřebí počítat s tím, že třeba i neúmyslně by mohl někdo hlasovat opakovaně.
Deaktivace hlasování
Protože formulář pro hlasování může být připraven dopředu, odkazy pro hlasování mohou být rovněž rozesílány ještě před samotnou obhajobou, apod., je vhodné příjem odpovědí deaktivovat.
Je sice možné nastavit časové omezení, ve kterém bude formulář aktivní, ale tato možnost se hodí spíše u různých průzkumů, v případě hlasování nemusí vše probíhat přesně podle harmonogramu. Je proto vhodné deaktivaci (a následnou aktivaci) provádět manuálně.
K tomu slouží volba Přijímat odpovědi v panelu Nastavení. Zároveň je vhodné vyplnit i pole Zpráva pro příjemce.
V případě, že by na odkaz někdo klikl dříve, než hlasování mělo proběhnout, nebyl by formulář zobrazen a zobrazila by se chybová hláška, ze které by nemuselo být srozumitelné, o jaký problém se jedná. Vyplněním pole Zpráva pro příjemce se tomu dá vyhnout a respondent tak získá srozumitelnou informaci.
Distribuce odkazů
Aby respondent mohl hlasovat, je zapotřebí mu nějakým způsobem sdělit, kde se nalézá příslušný formulář. To se provádí sdílením odkazu na tento formulář.
K distribuci formulářů respondentům nelze použít adresa z adresního řádku prohlížeče.
K distribuci formulářů respondentům slouží tlačítko Sdílet v pravém horním rohu obrazovky.
To zobrazí u pravého kraje obrazovky opět panel s několika nabídkami. Pro distribuci formuláře respondentům slouží první část tohoto panelu, která se nazývá Poslat a shromáždit odpovědi.
Je několik možností, jak odkaz sdílet, ale nejčastěji bude zřejmě zasílán „klikatelný“ odkaz. K tomu slouží první volba a tlačítko Kopírovat.
Po kliknutí na toto tlačítko se odkaz zkopíruje do schránky, odkud lze vložit pomocí Ctrl+V např. do e-mailu, dokumentu s pozvánkou, do chatu v MS Teams, a podobně, podle aktuálních potřeb.
Pokud mají být odkazy posílány po jednom e-mailem, pak určitým urychlením může být i čtvrtý způsob, který otevře okno poštovního klienta s novou zprávou, do které již odkaz vloží.
Odesílající pak vyplní pouze adresáty a případně doplní průvodní text.
Užitečnou možností může být i vygenerování QR kódu. Ten pak může být např. součástí vytištěných podkladů pro zkoušející, kteří jsou obhajobě přítomni prezenčně.
Pomocí mobilního zařízení připojeného k internetu (např. telefon, tablet) může zkoušející načtením QR kódu rychle přejít na hlasovací formulář a volbu provést.
To může být užitečné např. v situaci, kdy je část hlasujících přítomna prezenčně, zatímco jiní jsou připojeni vzdáleně. V takových případech nemusí být vhodné kombinovat elektronické a listinné hlasování. Popsaným způsobem je možné maximální možnou měrou usnadnit elektronické hlasování i osobám, které jsou přítomné fyzicky, přičemž mají k dispozici pouze menší mobilní zařízení.
Průběh hlasování
Ve chvíli, kdy nastane čas hlasování, je zapotřebí hlasování nejprve aktivovat. To se provede obdobně, jako jeho předchozí deaktivace, v panelu Nastavení.
Zde je zapotřebí zatrhnout volbu Přijímat odpovědi.
Poté je možné hlasující vyzvat, aby použili odkaz, který jim byl poskytnut, a provedli hlasování.
Průběh hlasování je možné sledovat na záložce Odpovědi nad záhlavím daného formuláře.
Odpovědi se aktualizují automaticky s odezvou několik vteřin.
Pokud je hlasování umožněno komukoli bez ověření, pak nelze zaručit, že někdo nebude hlasovat vícekrát. Je proto zapotřebí mít přehled o tom, kolik hlasů má být celkem odevzdáno, a sledovat, zda nebyl tento počet překročen.
Při hlasování bez přihlášení však nelze ošetřit hypotetické situace typu, že jeden hlasující by nehlasoval, zatímco druhý by hlasoval dvakrát.
Ve chvíli, kdy je dosaženo očekávaného počtu odpovědí, nebo uplyne stanovená lhůta pro hlasování, je vhodné hlasování opět deaktivovat v panelu Nastavení, aby nemohl nikdo hlasovat dodatečně.
Opět je vhodné vyplnit i Zprávu pro příjemce, aby případný opozdilý respondent získal informaci o tom, proč mu formulář „nefunguje“.
Souhrn hlasování
Pro potřeby zápisu může být užitečné výsledky exportovat do Excelu, nebo vytisknout jejich souhrn.
Souhrn lze vytisknout na záložce Odpovědi kliknutím na tři tečky pod polem Stav a výběrem volby Vytisknout souhrn.
Zobrazí se dialogové okno s nastavení, kde je možné vybrat fyzickou tiskárnu či virtuální tiskárnu pro tisk do PDF, a samotný tisk provést.
Pro export výsledků do Excelu pak slouží tlačítko Otevřít v Excelu, které je lokalizováno v blízkosti tří teček pro tisk souhrnu.
Otevřený soubor obsahuje informace například o čase hlasování, ale v případě anonymního hlasování neobsahuje informaci o hlasujících.
Příprava většího počtu obdobných hlasování
V případech, kdy je realizován větší počet podobných hlasování (např. při obhajobách, kdy své práce obhajuje postupně více uchazečů), je zapotřebí vytvořit více téměř identických formulářů – liší se jen tím, o kom se hlasuje.
Přestože je vytváření formuláře poměrně přímočará záležitost, lze tuto operaci ještě více urychlit tím, že první formulář bude po vytvoření a nastavení použit jako vzor pro další.
K tomu lze pak použít ikonu s třemi tečkami, která se zobrazí v seznamu formulářů po najetí myší nad příslušný formulář.
Kopie formuláře se nemusí zobrazit hned, ale může být zapotřebí přejít na všechny formuláře uživatele.
Systém se snaží nově vytvořené kopie odlišit jménem. Ke jménu původního formuláře proto doplňuje číslovku v závorkách. Po rozkliknutí formuláře je však možné název změnit stejně, jako tomu bylo při vytváření formuláře.
Rozkliknutím se zobrazí detail nově vytvořené kopie formuláře.
Pokud je v názvu formuláře např. jméno obhajujícího, je zapotřebí jej změnit. To se provede kliknutím na název.
Tím se hlavička formuláře přepne do editace, ve které je možné název změnit – například přepsat jméno obhajujícího.
