Organizace on-line schůzky (přednášky, porady, schůzky, konzultace, …) se v mnohém neliší od jejich prezenční podoby. Přesto je vhodné zohlednit některá specifika, jako je nepřímý kontakt, kdy nelze vyhodnocovat okamžitou reakci posluchačů, určité zpoždění v komunikaci apod.
Pro on-line schůzky platí více než jindy potřeba určité přípravy a řízení průběhu, jinak velice snadno sklouzne v chaotickou diskuzi, která nevede k požadovanému cíli.
Níže jsou uvedena některá doporučení ostatních přednášejících vycházející ze zkušeností s organizací on-line schůzek. Výčet není zajisté kompletní a ani nemusí být za všech okolností všechny body relevantní
Tento článek byl původně publikován na univerzitní wiki.
Před prezentací
Kontrola
- Zkontrolujte, že jste připojení do elektřiny. To se týká přenosných zařízení, především notebooků, aby se vám v průběhu prezentace nevyply kvůli vybité baterii.
- Pokud se má jednat o delší prezentaci, je užitečné mít při ruce pití.
Úklid
- Ukliďte si na ploše, co nechcete, aby omylem někdo viděl, aby se omylem dostalo na záznam apod. To se týká zejména ikon, obrázku na pozadí, „lístečků“ s poznámkami, apod.
- Zavřete všechny aplikace, které nebudete potřebovat a které nechcete, aby někdo omylem viděl nebo se omylem dostalo na záznam. To se týká hlavně Outlooku (obecně pošty, dalších komunikačních aplikací, které mohou zobrazovat různé notifikační „bubliny“, apod.)
- Pokud budete při prezentaci používat prohlížeč, pozavírejte záložky, které nechce, aby ostatní viděli. Nezapomeňte, že možná používáte víc prohlížečů, některé se otevírají po kliknutí na odkaz, některé si „pamatují“ naposledy otevřené záložky.
Příprava
- Otevřete si vše, co chcete prezentovat (abyste to nemuseli hledat v průběhu schůzky)
- Pokud se budete někam přihlašovat, přihlaste se předem (ať nemusíte zadávat hesla v průběhu schůzky).
- Pokud se nejedná o přednášku, ale spíš o schůzku (poradu, jednání), je vhodné mít v bodech připravenou agendu a této se v průběhu schůzky držet. Předejdete tak vzniku chaotické diskuze.
Na začátku prezentace
Kontrola spojení
- Ujistěte se, že Vás ostatní slyší a že slyšíte Vy ostatní.
Domluva pravidel „hry“
- Sdělte ostatním, jak je schůzka organizovaná
- Kdo je moderátor schůzky (kdo jí řídí, přiděluje slovo, apod.) – většinou jím bude organizátor schůzky
- Jak se hlásit o slovo
- Upozorněte ostatní, že pro větší srozumitelnost schůzky by měli mít účastníci, kteří nemluví, vypnutý mikrofon.
- Moderátor schůzky může vypnout mikrofon osobám, které zapomenou (a od kterých jde rušivý zvuk).
- Moderátor hlídá a upozorňuje, pokud si někdo mikrofon zapomene zapnout.
- Domluvte se s ostatními, zda mají mít zapnuté webkamery nebo zda to není nutné.
- Domluvte se s ostatními na tom, zda bude pořizován záznam a
- kdo záznam spustí a
- jak jej zpřístupní ostatním.
- Upozorněte je na možnost psát do chatu dotazy a připomínky, které snesou odklad
V průběhu prezentace
Kontrola bdělosti účastníků
- Podle povahy prezentace (přednáška) občas vyzkoušejte bdělost obecenstva. Spíše než účastníky oslovovat dotazy typu „Je všechno jasné?“ je vhodná nějaká interaktivní forma, např. Kahoot, rychlé hlasování ve Forms, apod.
Kontrola průběhu schůzky ze strany moderátora
- Kontrolujte, zda se někdo nehlásí o slovo a případně slovo udělujte.
- Kontrolujte, co je psáno v chatu a podle situace buď písemně odpovězte nebo příslušné téma ve správný termín otevřete ústně.
- Kontrolujte, zda někdo nečeká v předsálí a případně potvrzujte jejich vstup.
- Kontrolujte, zda někdo, kdo nemá být slyšet, nemá zapnutý mikrofon a neruší bezděky ostatní, případně mu vypínejte zvuk.
- Kontrolujte, zda někdo, kdo má být slyšet (např. byl tázán), nemá např. vypnutý mikrofon a případně jej upozorňujte.
Na konci prezentace
Kontrola uzavření všech témat
- Zkontrolujte, že v chatu není nic nezodpovězeného, že se nikdo nehlásí, apod.
- Případně si poznačte věci, které mají být zodpovězeny třeba dodatečně (když je nelze zodpovědět hned a je slíbeno pozdější zodpovězení).
Informace o záznamu
- Zopakujte, kde a jak bude případně k mání případný záznam.
Uložení seznamu účastníků, pokud je potřeba
Rozloučení a oficiální ukončení schůzky